ACTIVIDAD 3. Crear,
abrir y Cerrar una Base de Datos
OBJETIVO:
Practicar las operaciones de Crear,
abrir y cerrar una base de datos en Access 2016.
ACTIVIDADES
1. Revisa los contenidos que se encuentran debajo de
cómo crear, abrir y cerrar bases de datos.
2. Realiza el ejercicio que se encuentra al finalizar
esta página
3. Envía la Base de Datos que creaste por EDMODO.
Crear una base de datos
De momento vamos a crear
una base de datos en blanco y luego la rellenaremos. Para crear una nueva base
de datos debemos:
Hacer clic sobre la
pestaña Archivo y luego elegir la opción Nuevo de la vista
Backstage.
Se mostrarán en la zona
de la derecha las distintas opciones para nuevas bases de datos. La primera
opción permite Personalizar una aplicación web, la segunda crear
una Base de datos del escritorio en blanco las demás son plantillas.
Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco.
Elijas la opción
que elijas, se abrirá un cuadro de diálogo para que puedas completar la
operación con los datos que Access que pida. En nuestro caso aparecerá esta
pantalla.
En este caso sólo nos
pide el nombre que queremos dar a la base de datos. Debajo aparece el nombre y
ruta de la carpeta donde se creará la base de datos, si queremos cambiar esa
ubicación, solo tenemos que hacer clic sobre la carpeta que aparece a la
derecha del nombre.
Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:
Deberemos utilizar la
barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo
para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de
datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre que
quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará
el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Solo faltará pulsar el
botón Crear para crear la base de datos.
Por defecto, Access
abrirá una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente
aparecerá un mensaje como este:
Nos advierte que, por
defecto, están deshabilitadas las Macros de VBA, que en ocasiones pueden
contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos crando nosotros
podemos pulsar en Habilitar contenido. También podemos cerrar la
advetencia si no vamos a utilizar Macros VBA, pero nos volverá a aparecer la
próxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso también lo puedes encontrar
en la pantalla del Backstage:
Una vez eliminada esta
advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a rellenar sus
datos.
Una tabla es el elemento
principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a
partir de éstas.
Si observas esta ventana,
a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada, sólo
encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Desplegando la cabecera
del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Cerrar la base de datos
Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto debemos elegir en la pestaña Archivo, la opción Cerrar de la vista Backstage.
Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto debemos elegir en la pestaña Archivo, la opción Cerrar de la vista Backstage.
Otra forma de cerrar la
base de datos es cerrando Access, obviamente la base también se cerrará.
Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de
datos ya existente de diferentes formas:
Como vimos en el tema
anterior, nada más abrir Access aparece la vista Backstage con la lista de
bases de datos Recientes, las últimas abiertas. Si la base de datos está en la
lista solo tendremos que hacer clic sobre ella, y si no hacer clic sobre la
opción Abrir otros archivos que nos llevará a la opción Abrir de
la pestaña Archivo que te explicamos a continuación.
Desde la opción Abrir podemos
abrir una de las bases de datos Recientes.
Hay que tener en cuenta
que, tanto en la lista de archivos recientes de la primera pantalla de Access
como en esta pantalla, se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última
vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le
cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista
quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje
indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás
buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.
También podemos abrir una
base de datos que tengamos almacenada en OneDrive:
Si la base de datos no
está en OneDrive ni en la lista de recientes la podemos buscar manualmente
seleccionando Este PC:
Pulsando el botón
Examinar se abre el cuadro de diálogo Abrir de Windows para que
selecciones el archivo que quieres abrir:
Deberás situarte en la
carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien
seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
Pulsando Ctrl+A se
abre directamente la opción Abrir de la pestaña Archivo.
Ejercicio paso a paso
Nota: Si no tienes
abierto Access 2016, ábrelo para realizar el ejercicio.
Desde la pantalla inicial
de Access o haciendo clic en el botón Archivo
, haz clic en la opción Nuevo. Asegúrate de que está
marcada la opción Base de datos del escritorio en blanco.
para escoger una ubicación. Se abrirá el cuadro de
diálogo Archivo de nueva base de datos. Sitúate en Mis documentos y
crea dentro una nueva carpeta llamada Mis ejercicios (desde el
icono 
o la opción Nueva carpeta, dependiendo de tu
versión de Windows).
Haz doble clic sobre la
nueva carpeta para entrar en ella y escribe Clases como Nombre
de archivo.
Haz clic en Aceptar para
cerrar el cuadro de diálogo. Observarás que el cuadro se cierra y vuelves a la
ventana anterior, donde encontrarás el nombre de archivo Clases-Nombre del
estudiante.accdb y la ubicación que has indicando.
Pulsa el botón Crear.
Verás que se abre una tabla vacía para empezar a trabajar con ella.
Si aparece una
advertencia como esta:
En la pestaña Archivo,
elige Cerrar.
Lo normal será que, al
cerrar la base, te sitúe otra vez en la pantalla principal, pulsa Archivo.
Pulsa Abrir, en Reciente, pulsa sobre Clases.accdb en la
lista de archivos. Ya tenemos abierta nuestra base de datos. Luego, vuelve a
elegir Archivo > Cerrar.
Pulsa el primer botón de
la barra de acceso rápido
y elige Cerrar. O bien hacer clic sobre el
botón Cerrar
que se encuentra en la parte superior derecha de la
pantalla. O pulsa las teclas ALT+F4.
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