ACTIVIDAD 2. Elementos básicos de Access 2016
Elementos
básicos de Access 2016
OBJETIVO:
Identificar los elementos básicos de
Access 2016
TALLER
1. ¿Qué es Microsoft Acces 2016?
2. ¿Cómo se inicia Microsoft Acces
2016?
3. ¿Cómo se crean las tablas en Acces
2016?
4. Define los siguientes elementos de
una base de datos en Acces:
- Tablas
- Formularios
- Informes
- Consultas
- Macros
- Módulos
BASE DE DATOS
COMPUTARIZADA
Una
base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos
puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de
inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de
datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para
usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus
tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes,
macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que
también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de
archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access
tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013,
Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores
(por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Microsoft
Access 2016
Microsoft
Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2016,
dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece
numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que
cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla
rápidamente como pretendemos enseñarte con este curso.
Arrancar
y cerrar Access 2016
Veamos las formas básicas de iniciar Access
2016.
-
Desde el botón Inicio de Windows 10, situado normalmente en
la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una
pantalla similar a a la que se muestra a continuación.
En
la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que
tenemos instaladas en nuestro equipo. Si usamos Access habitualmente,
aparecerá en la parte superior de la lista, en el apartado Más usadas, en
otro caso bastará utilizar la barra de desplazamiento vertical para
desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el
icono acompañado
del texto Access 2016, sólo deberemos pulsar en él para abrir Access.
- Desde
la baldosa de Access 2016 del menú inicio. Como vemos en la imagen
anterior, en la parte derecha hay una baldosa con el icono de Access. Para
crearla basta pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opcioón Anclar
a Inicio.
- Desde
el icono de Access 2016 del escritorio. Para crearlo basta arrastrar la
baldosa que acabamos de citar hasta el Escritorio.
- Desde
el botón Inicio de Windows
7, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.
Localiza la carpeta Microsoft Office 2016, haz clic en ella, luego pulsa sobre Access 2016, y se iniciará el programa.
Para cerrar Access 2016, puedes utilizar
cualquiera de las siguientes operaciones:
-
Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
LAS
TABLAS
Una
tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de éstas. Si
observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación,
desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de
la base de datos.
De
entrada, sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Desplegando
la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Partes
de una base de datos de Access
Las
secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de
datos de Access típica.
Una tabla de base de datos es similar en
apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en
filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en
una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos
en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la
que están organizados los datos.
Para
aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si
quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe
especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de
los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla
y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se
denomina normalización.
Cada
fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos
equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla
llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información
sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de
información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse
como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún
otro tipo.
Otra
forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de
tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a
un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual
(autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de
usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo
contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas.
Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los
datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los
usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y
modificar datos en las tablas.
Puede
programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el
formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por
ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en
el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede
tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un
pedido nuevo para el cliente.
Los
formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan
con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que
muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas
operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se
especifican correctamente.
Informes
Los informes se usan para dar formato a los
datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una
pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este
año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada
informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más
legible posible.
Se
puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de
la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para
imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa
o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones
en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de
las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias
tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además,
debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las
consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.
Ciertas
consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de
las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está
trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan
en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay
dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de
acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a
disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la
pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el
resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un
informe.
Una
consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar
datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
Macros
Las macros en Access pueden considerarse un
lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a
la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando
en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese
botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un
informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las
operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar
mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que
permiten ahorrar mucho tiempo.
Los módulos, como las macros, son objetos que
puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros
se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los
módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser
un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son
específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos
estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún
otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de
navegación mientras que los módulos de clase no.
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